Materi "SURAT"

SURAT

Pengertian Surat

Dalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya. Dalam kedudukannya sebagai karyawan sautu instansi, ia akan bergaul dengan instansi yang lain dengan pimpinannya. Dalam kedudukannya sebagai anggota masyarakat, ia akan bergaul dengan tetangganya, dengan ketua RT-nya, dan dengan ketua RW-nya. Dalam kedudukannya sebagai anggota keluarga, ia akan bergaul dengan saudara-saudarnya  dan dengan kedua orang tuanya. Demikian pula, dalam menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu instansi atau suatu departemen akan berkomunikasi dengan instansi atau departemen karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis atau dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan berang, dan seterusnya.

Dalam pergaulan seperti di atas, manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima infotrmasi. Pemberian informasi melalui telepon, telegraf, radio, televisi masih tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. Selnjutnya, informsai secara tertulis terjadi jika si pemberi informasi tidak mungkin berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. Sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi kepada orang lain atau instansi lain itu terdiri atas beberapa macam, salah di antaranya adalah surat.

Fungsi Surat

Surat mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:

1)      Surat sebagai bukti nyata ‘hitam diatas putih” terutama surat perjanjian.

2)      Surat  sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.

3)      Surat sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat perubahan d an perkembangan suatu instansi

4)      Surat sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi

5)      Surat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

Jika dibandingkan dengan alat komunikasi lisan surat memiliki kelibihan, yaitu dapat mengurangi kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena penulis dapat menyampaikan maksudnya dengan sejelas-jelasnya. Selain itu, pembaca dapat membacanya berulang-ulang apabila dirasa apabila belum mengetahui betul isinya. Kelebihan yang lain adalah biaya surat-menyurat yang digunakan relatif lebih murah jika dibandingkan dengan  biaya telepon atau telegram.

Surat, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan bentuk yang menarik, tidak terlalu panjang serta memakai bahasa yang jelas, pada, dan takzim. Bentuk surat dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat tidak ditetapkan seenaknya menurut keingianan penulis. Selanjutnya surat diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Sebaliknya surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. Kemudian bahasa surat dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tandan baca digunakan dengan tepat. Bahasa surat dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Bahasa surat dikatan adab jika pernytaan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik, tidak menyinggung perasaan si penerima. Selain itu surat harus bersih, necis, dan tidak kotor.

Surat meerupakan suatu media untuk menyampaikan informasi. Informasi yang disampaikan secara tertulis dalam surat dapat berbentuk pernyataan, permohonan, laporan, dan lain-lain. Informasi akan mencapai sasarannya jika bahasa yang digunakan dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan dengan sifat surat serta kedudukan penulis dan pembaca surat.

SURAT

1.   Memo  dan memorandum

Memo  adalah tulisan singkat dalam suatu organisasi atau perusahaan yang digunakan secara intern dan sifatnya nonformal. Tujuan pembuatan memo adalah meminta atau memberikan informasi atau petunjuk kepada seorang yang berkompeten.

Contoh:

 SMA PELITA RAYA

Jl. Kopral Ramli No 89 Pasir Putih Jambi

MEMO

............

Dengan hormat,

Untuk Rapat Tahunan bulan depan, harap disiapkan laporan kegiatan yang lengkap dan terperinci mengenai jenis kegiatan yang sudah dilaksanakan:

a.      Kegiatan Pentas Seni

b.      Kegiatan Buka Bersama

c.      Kegiatan Ekstrakurikuler

d.     Kegiatan Ambasador

e.      Kegiatan Peringatan Sumpah Pemuda

f.       Kegiatan Hari Guru

Data-data tersebut sudah diserahkan selambat-lambatnya tanggal 4 Desember 2011.

                                                                                                       Jambi, 18 Nopember 2011

Waka Kesiswaan

2.   Surat Perjanjian

Apabila hendak melakukan jual-beli, sewa-menyewa, atau kontrak kerja, kita harus membuat surat perjanjian. Sebaiknya surat perjanjian ditulis di atas kertas segel atau kertas bermaterai. Hal ini berguna sebagai bukti hitam di atas putih, bila suatu hari terjadi persengketaan di antara ke dua pihak yang mengadakan perjanjian.

Contoh:

PERJANJIAN JUAL BELI MOBIL

Kami yang bertanda tangan di bawah ini:

I.   Nama         : Pramudya Kusuma Wardana

Pekerjaan  : Karyawan Bank Niaga Jambi

Alamat       : Perum 16. Rawasarai Kotabaru-Jambi

Selanjutnya disebut Pihak Pertama

II.Nama         : Agung Adi Jaya Pranata

Pekerjaan  : Karyawan PT. Abadi Sentosa Jambi

Alamat       : Jl. Ibu Wakajati I No.13 Pematang Sulur-Telanaipura Jambi

Kedua pihak sepakat mengadakan jual beli mobil merek Toyota Kijang Inova tahun produksi 2006, yang diatur dalam pasal-pasal di bawah ini:

Pasal 1

Perjanjian jual beli ini berlaku sah, terhitung sejak 18 Nopember 2011 dengan harga beli Dua Ratus Sebelas Juta Rupiah (Rp.211.000.000,-) Pembayaran telah dilakukan sebelum penandatangan surat perjanjian ini.

Pasal 2

Pihak pertama selaku penjual tidak berhak lagi untuk mengatas namakan, menjual, menyewakan ataupun melakukan segala hal yang menyangkut kepemilikan mobil tersebut tanpa persetujuan dari kedua belah pihak kedua selaku pemilik.

Pasal 3

Segala hal yang menyangkut kepemilikikan mobil tersebut telah sepenuhnya menjadi milik pihak kedua selaku pembeli sejak pembayaran.

Penutup

Demikianlah surat perjanjian jual beli ini dibuat di Jambi dan berlaku sejak ditandatanganinya surat perjanjian ini.

                                                                                                       Jambi, 18 Nopember 2011

Pihak Pertama                                                                             Pihak Kedua

(Pramudya Kusuma Wardana)                                                  (Agung Adi Jaya P)

3.   Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang atau kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak atas nama pihak yang memberi kuasa.

Misal:

SMA PELITA RAYA

Jl. Kopral Ramli No. 89 Pasir Putih Jambi Selatan-Kota Jambi

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama         : Muradi, S.Pd

Jabatan      : Kepala Sekolah

Alamat      : Jl. Kopral Ramli No.89 Pasir Putih-Jambi Selatan-Kota Jambi

Memberikan kuasa kepada:

Nama         : Budi Ira Susanti, S.Pd

Jabatan      : Guru Bahasa Indonesia SMA Pelita Raya

Alamat      : Jl. Kopral Ramli No.89 Pasir Putih-Jambi Selatan-Kota Jambi

Untuk menangani proyek pembangunan gedung Laboratorium Komputer selama jangka waktu delapan bulan.

Surat kuasa ini dibuat dengan sepenuhnya dengan maksud agar pihak yang berkepentingan menjadi maklum.

4.   Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan merupakan permohona untuk memperoleh suatu pekerjaan atau jabatan. Surat lamaran pekerjaan ini dibuat berdasarkan iklan atau atas inisiatif sendiri.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat lamaran pekerjaan, antara lain:

a.      Tulisan harus rapi dan bersih

b.      Bahasa yang digunakan hendaknya bahasa yang resmi, tidak bertele-tele, tidak merengek-rengek, dan tidak sombong

c.      Isi surat singkat dan jelas